Les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations sociales, de la CSG et CRDS sous certaines conditions et limites. 

Vous pouvez indemniser les frais professionnels de votre salarié selon plusieurs modalités :

• soit par le remboursement des dépenses réelles sur fourniture de justificatifs,
• soit par le versement d'allocations forfaitaires dans certains cas,
• soit, pour certaines professions, par l'application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

Frais de repas

Les frais de repas indemnisés sur la base d'allocations forfaitaires ne sont pas soumis à cotisations dans les limites suivantes :

• 5,70 euros par journée pour la restauration sur le lieu de travail (1)
• 8,20 euros par repas pour les repas hors des locaux de l’entreprise (hors restaurant) (2)
• 16,80 euros par repas pour les frais de restaurant en cas de déplacement professionnel.

(1) Travail en équipe, travail posté, travail continu, travail en horaire décalé ou travail de nuit.

(2) Lorsque les conditions de travail interdisent au salarié de regagner sa résidence pour le repas et dès lors que les usages de la profession n’obligent pas le salarié à prendre son repas au restaurant. 

Frais d'utilisation de véhicule personnel

Lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l'indemnité forfaitaire kilométrique n'est pas soumise à cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés chaque année par l'administration fiscale.

Frais liés au télétravail ou à l'utilisation des outils issus des NTIC

Le remboursement de ces frais n'est pas soumis à cotisations lorsque vous justifiez de la réalité des dépenses engagées par le salarié.

Frais de grand déplacement en France - Métropole

Ces remboursements sont destinés à compenser les dépenses supplémentaires de repas, de logement et de petit déjeuner engagées par le salarié empêché de regagner chaque jour sa résidence en raison d'un déplacement professionnel lorsque :

• la distance qui sépare sa résidence du lieu de déplacement est au moins égale à 50 Km (trajet aller),
• et que les transports en commun ne permettent pas au salarié de parcourir cette distance en moins de 1h30mn (trajet aller).

 Il existe des modalités d'exonération particulières pour les grands déplacements en France d'outre-mer et à l'étranger : valeurs disponibles sur le site Internet du Ministère chargé des finances.

 France d'outre-mer : Guadeloupe, Martinique, Guyane, Réunion, Mayotte, Polynésie française, Saint-Pierre-et- Miquelon, Wallis-et-Futuna, Nouvelle-Calédonie.

Frais liés à la mobilité professionnelle

Mobilité professionnelle en métropole

Les indemnités liées à la mobilité professionnelle du salarié en métropole (mutation...), à votre initiative ou à la demande du salarié, pour une durée déterminée ou indéterminée, ne sont pas soumises à cotisations dans les limites suivantes :

• Hébergement provisoire et frais supplémentaires de nourriture : 67,00 euros par jour dans la limite de 9 mois.
• Frais d'installation dans le nouveau logement : 1 341,00 euros majorés de 111,70 euros par enfant à charge (dans la limite de 3 enfants) dans la limitedans la limite de 1 676,10 euros
• Frais de déménagement : dépenses réelles

Mobilité professionnelle en France d'outre-mer ou à l'étranger

 
Les indemnités destinées à compenser les frais engagés par le salarié dans le cadre d'une mobilité professionnelle hors métropole (France d'outre-mer ou étranger) ne sont pas soumises à cotisations lorsque vous justifiez de la réalité des dépenses engagées par votre salarié.

Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels

Certains salariés (ouvriers forestiers, ouvriers des artisans ruraux du bâtiment, journalistes notamment) bénéficient, en matière sociale, d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Son montant est limité à 7 600 euros par année civile et par salarié.

La base de calcul des cotisations sociales est alors constituée, à moins qu’il n’en ait été disposé autrement en matière fiscale avant le 1er janvier 2001, par le montant global de la rémunération, indemnités, gratifications, primes ou autres, y compris le cas échéant, les indemnités versées à votre salarié à titre de remboursement des frais professionnels.

Pour le calcul de la CSG et CRDS, la déduction forfaitaire spécifique ne s'applique pas et les frais professionnels sont à déduire dans les conditions habituelles.

Par exception, ne doivent pas être réintégrées dans la base de calcul des cotisations sociales, malgré l'application de la déduction forfaitaire spécifique, les sommes suivantes :  

• le montant de la prime de mécanisation versée aux ouvriers forestiers ;
• le montant de la prise en charge du coût des titres de transports des salariés ;
• la participation à l'acquisition de titres restaurant comprise entre 50% et 60% de la valeur du titre et limitée à 5,21 euros pour 2010 ;
• les allocations et remboursements des frais professionnels des journalistes.

Attention : vous ne pouvez appliquer cette déduction lorsque le salarié ou ses représentants préalablement consultés refusent expressément ce mode de déduction.